Protokolle: Mindestinhalte und Aufbewahrungsfristen

Schulpartnerschaftliche Gremien sind keine Debattierclubs sondern Instanzen für wesentliche Beschlüsse

Mit der 4. Novelle des Schulunterrichtsgesetzes im Jahr 1986, wurde nicht nur festgelegt wurde, in welchen Angelegenheiten dem Schulgemeinschaftsausschuss, der nur an Schulen mit Schülern ab der 9. Schulstufe einzurichten war bzw. ist, die Entscheidung obliegt und der Schulleiter zur Durchführung verpflichtet ist.

Es wurde außerdem in Analogie zum Schulgemeinschaftsausschuss (§ 64), an Volks-, Haupt- und Sonderschulen für jede Klasse ein Klassenforum und für jede Schule ein Schulforum (63a) mit entsprechenden Entscheidungs- und Beratungsrechten installiert.

Diese Entscheidungs- und Beratungsrechte wurden mit der Einführung der Schulautonomie 1993 erheblich erweitert. Die aktuelle Änderung im Rahmen des Schulrechtsänderungsgesetzes 2016 fügt diesen Rechten weitere hinzu.
So können die schulpartnerschaftlichen Gremien Entscheidungen treffen, wie zB:

  1. Schulfreierklärungen (SchZG § 2 Abs. 5) 
  2. Vorverlegung des Unterrichtsbeginn (SchZG § 3 Abs. 2) 
  3. Lehrplanänderungen (SchOG § 6 Abs. 1 und 3) 
  4. Bestimmung der Anzahl von Schularbeiten (Lehrplan NMS, AHS,..) 
  5. Festlegungen im Zusammenhang mit der Leistungsbeurteilung (SchUG § 18 Abs. 2, 2. Satz; SchUG § 18a)

Über den Verlauf der Sitzungen ist eine schriftliche Aufzeichnung zu führen, die den jeweiligen Mitgliedern zugänglich zu machen ist. (SchUG § 63a (15) bzw. § 64 (14))


Protokolle dienen zum Nachweis der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit schulinterner Vorgänge. Daher sind auch die Aufzeichnungen von Sitzungen der schulpartnerschaftlichen Gremien entsprechend zu führen.
Gemäß SchUG § 77a Abs. 3 haben diese Protokolle insbesondere zu enthalten:

1. Datum, Zeit, Ort, Namen der Anwesenden,

2. Tagesordnungspunkte,

3. Anträge,

4. Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs,

5. gefasste Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse sowie

6. Namen und Unterschrift der Protokollführerin oder des Protokollführers.


Aufbewahrung: Protokolle und Aufzeichnungen sind unter Beachtung der Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen gemäß § 77 Abs. 3 drei Jahre ab dem Jahr, in dem das Protokoll geführt oder die Aufzeichnung stattgefunden hat, aufzubewahren. Protokolle über Beschlüsse mit Wirksamkeit für die Zukunft sind drei Jahre über das Enden der Wirksamkeit des Beschlusses aufzubewahren.

Anmerkung:

Die Pflicht zur Aufbewahrung hat den Sinn, dass die Inhalte auch zu späteren Zeitpunkten noch zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen.

DAHER: Die Pflicht zur "Aufbewahrung" beinhaltet auch die Auffindbarkeit!!

zurück  weiter

Related Post